Uma empresa pode passar meses sem emitir notas fiscais e, mesmo assim, ter obrigações a cumprir. Para saber o que precisa ser entregue, o primeiro passo é diferenciar duas situações: não ter faturamento e estar inativa.

Para fins de dispensa da Escrituração Contábil Fiscal (ECF), a Receita Federal considera inativa a pessoa jurídica que não realizou nenhuma atividade operacional, não operacional, patrimonial ou financeira durante todo o ano-calendário. Portanto, a simples ausência de vendas não basta para enquadrar a empresa como inativa.

Simples Nacional: PGDAS-D continua mensal

Microempresas e empresas de pequeno porte optantes pelo Simples Nacional devem transmitir o PGDAS-D todos os meses, inclusive quando não há receita. Nesses casos, o campo de receita bruta deve ser preenchido com zero.

A Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (Defis) também é anual. Se a empresa ficou inativa durante todo o ano-calendário, essa condição deve ser informada na declaração, conforme as orientações do Portal do Simples Nacional.

MEI sem vendas ainda tem DAS e declaração anual

Para o microempreendedor individual, o pagamento mensal do DAS continua devido mesmo nos meses sem faturamento, já que os valores do regime são fixos e não dependem da receita do mês.

O MEI também precisa apresentar a DASN-SIMEI referente ao ano anterior, ainda que não tenha faturado. Nesse caso, a receita bruta informada é igual a zero.

DCTFWeb: confira se já existe declaração sem movimento válida

A empresa inativa não precisa enviar uma nova DCTFWeb sem movimento a cada janeiro. De acordo com a Receita Federal, quando a última DCTFWeb entregue é uma declaração sem movimento e essa situação se mantém, não há renovação anual obrigatória.

Se a empresa ainda não tem uma DCTFWeb sem movimento válida, é preciso verificar a competência em que essa condição deve ser informada. A Receita esclarece ainda que não é obrigatório enviar o MIT sem movimento; o módulo pode ser usado quando o contribuinte precisar gerar uma DCTFWeb sem movimento. As regras constam nas perguntas e respostas oficiais da DCTFWeb.

eSocial e EFD-Reinf seguem regras diferentes

No eSocial, a informação de “sem movimento” é prestada por meio do evento S-1299, quando não há eventos periódicos a informar para a empresa como um todo. Desde 2023, não é mais necessário repetir esse envio em janeiro dos anos seguintes se a situação continuar igual. O MEI sem empregado, em regra, está dispensado desse envio, e há um procedimento específico para quando ele deixa de ter um empregado que havia sido informado.

Na EFD-Reinf, a orientação é diferente: se não há fatos a informar no período, não se envia evento “sem movimento” nem fechamento vazio enquanto essa condição persistir.

ECD e ECF: dispensa exige inatividade efetiva

A Receita dispensa as pessoas jurídicas inativas da Escrituração Contábil Digital (ECD). A ECF também não é exigida de quem não realizou nenhuma atividade operacional, não operacional, patrimonial ou financeira durante todo o ano-calendário.

Essa dispensa deve ser avaliada de acordo com os fatos do período e com as demais regras de obrigatoriedade. Uma empresa sem vendas que continuou realizando operações financeiras ou patrimoniais não deve presumir que está dispensada dessas escriturações.

Existem ainda obrigações específicas que precisam entrar nessa conferência. Para contribuintes sujeitos à Declaração de Regimes Específicos (DeRE), por exemplo, a Receita orienta a entrega “sem movimento” quando a atividade sujeita ao regime específico consta do objeto social, observada a exigibilidade da declaração. Obrigações estaduais e municipais também devem ser verificadas conforme a inscrição e a atividade da empresa.

Para o contador, o caminho é levantar o regime tributário, as inscrições existentes, a movimentação do período e a última declaração transmitida antes de retirar qualquer entrega do calendário. Deixar declarações obrigatórias em aberto pode gerar intimações e pendências cadastrais, mesmo quando a empresa não faturou.